4 projets sur 10 d’implémentation SI n’aboutissent pas ou sont considérés par les entreprises comme un échec, tant au niveau de l’acceptation par les utilisateurs que sur le plan financier. Plusieurs raisons peuvent expliquer ce constat : les réflexions SI ne sont pas alignées avec la stratégie de développement de l’entreprise ; les besoins métier n’ont pas été pris en compte dès le cadrage du projet ; la transformation engendrée par le projet dans sa globalité a été sous-estimée ; les ressources nécessaires n’ont pas été bien dimensionnées…Quelles sont les étapes clés et indispensables pour réussir son projet d’implémentation d’une solution SI ? Avant, pendant et après le déploiement, voici les facteurs clés de succès que vous ne devez pas oublier !
Avant : « La Fondation » pour dimensionner le projet et identifier les personnes clefs
ALIGNEMENT STRATÉGIQUE
S’assurer que toute l’entreprise est prête à recevoir un nouvel outil : capacité, organisation, budget, road map.
ÉQUIPE PROJET
- Désigner un chef de projet et son équipe, s’assurer de leur disponibilité sur toute la durée du projet.
- Découper les sous-projets et définir leurs porteurs.
FORMALISER LE BESOIN
Écrire le cahier des charges détaillé en intégrant toutes les contraintes de chaque secteurs, pôles, métiers de l’entreprise.
SÉLECTION DES ÉDITEURS
- Se rapprocher des éditeurs en prenant en compte le cahier des charges, se renseigner auprès d’autres clients qui ont déjà ce système chez eux.
- Lire les benchmark édités par les experts du métier.
PLAN DE COMMUNICATION
Identifier les interlocuteurs clés (Key users, process leaders, sponsors, …) qui peuvent porter des messages ou remonter des alertes en cas de besoin.
FIABILITÉ DES DONNÉES
Nettoyer ses datas, s’assurer de la complétude des informations nécessaires depuis les systèmes amonts.
PLANNING & KPI
- Définir un planning cible cohérent et réalisable.
- Ne jamais rogner sur la phase de tests utilisateurs !
- Définir les objectifs de ROI.
Notre Tips pour réussir votre communication
Notre Tips pour bien définir votre planning
Pendant : « La Construction » pour analyser les flux et les spécificités de l’organisation afin d’assurer la correspondance dans l’outil
CADRAGE - Théorique vs. Pragmatique et Réaliste
- Effectuer une analyse des écarts entre les attendus théoriques du projet et la réalité.
- Avoir une vision pragmatique du besoin, planning et de la stratégie permet une meilleure appréhension des éventuels obstacles.
- Définir la liste des livrables projet.
CONCEPTION – Orientation des équipes
- Mettre en place des ateliers pour détailler les processus opérationnels et s’imprégner des enjeux tactiques.
- Orienter et challenger les intervenants pour obtenir un fonctionnement de la solution à forte valeur ajoutée.
FORMALISATION & LIVRABLES
- Formaliser l’ensemble des échanges/réunions/briefing, afin d’acter la ligne conductrice du projet et ne perdre aucunes informations fonctionnelles.
- Rédiger les documents livrables définis en amont (Project plan, Dossier de conception, cahier de tests, supports de formation, plan de bascule, modes opératoires, …).
CONDUITE DU CHANGEMENT
- Tenir une communication forte et régulière permettra une adhésion de toutes les populations concernées.
- Réaliser des formations et des montées en compétences, afin d’assurer l’adoption de l’outil par les utilisateurs.
- Prendre en compte les contraintes opérationnelles et ne pas se substituer à eux. Optez pour les rites et les rythmes !
PLANNING
- Identifier et valider les milestones vs temporalité afin de garder un rythme projet.
- Etablir une échéance réaliste et réalisable pour chaque phase ou action. Les valider et les verrouiller en instance.
SUIVI PROJET
Mettre en place des points de suivi réguliers (Weekly, COPIL, COPROJ) afin d’assurer la bonne exécution des étapes d’implémentation et de respecter le planning établi.
KPI - PERFORMANCE PROJET
Réaliser des reporting de taux d’avancement, météo projet (cout, qualité et délai).
Après le go live : « L’Entretien » pour faire le bilan de ce qui a été bâti, mesurer les avantages et anticiper les améliorations
FEED BACK ET AMÉLIORATION CONTINUE
Réaliser des vieilles interne et des retours d’expériences auprès des acteurs.
SUPPORT AUX ÉQUIPES
Mettre en place des formations utilisateurs régulières afin d’assurer la bonne utilisation de l’outil.
KPI de ROI
Calculer la rentabilité financière et opérationnelle.
Notre Tips pour suivre votre projet
Retrouvez nos missions d’implémentation SI : Définir les prochaines étapes d’un déploiement TMS multi BUs en difficulté et Implémentation d’un WMS pour soutenir une nouvelle stratégie commerciale