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Les 4 étapes clés pour réussir l’onboarding de vos nouveaux collaborateurs

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Les 4 étapes clés pour réussir l’onboarding de vos nouveaux collaborateurs

Vous avez trouvé la personne idéale pour un poste stratégique au sein de votre entreprise, félicitations ! Il s’agit maintenant d’accompagner son intégration et son épanouissement. On pense généralement plan de carrière et promotions à long terme, et on oublie trop souvent l’importance des premières semaines pour un collaborateur qui intègre une nouvelle organisation. Selon une étude réalisée par Deloitte, 79 % des dirigeants d’entreprise considèrent l’onboarding comme une priorité urgente mais 65% des entreprises n’ont pas de processus d’intégration [1]. Le constat est sans appel : 22 % des ruptures de période d’essai ont lieu lors des 45 premiers jours.

 

La phase d’onboarding est une « socialisation organisationnelle » : une phase durant laquelle « un individu acquiert les connaissances sociales et les compétences nécessaires pour assumer un rôle dans une organisation [2]. » Pendant cette période, le salarié, acquiert certains repères, afin qu’il se sente impliqué et intégré dans la mission qui va lui être confiée, dont il comprend l’objectif et le fonctionnement. L’entrepriseelle, profite de la fidélisation et de l’adhésion rapide de ses salariés, et donc de leur productivité.

 

Il y a donc tout à gagner à valoriser l’étape de l’onboarding. A l’heure où le télétravail privilégié dans un grand nombre d’entreprises rend moins évidente l’intégration, ne négligeons donc pas cette étape fondamentale. Nous l’avons rappelé dans notre article Les 5 questions à se poser avant de recruter, les softs skills sont un élément décisif lors du recrutement pour une collaboration future réussie. Ce sont aussi ces compétences qui seront mises en avant lors du suivi d’intégration. Chaque entreprise, chaque entité de la même entreprise possèdent ses propres codes, il est donc primordial de bien l’intégrer dans la détermination des softs skills clefs.

Plus récemment, la pandémie a perturbé et a fait évoluer les process d’intégration, nous avons peu de recul pour évaluer les capacités des uns et des autres de travailler partiellement en mode « remote ». L’onboarding permet ce suivi et l’optimisation durant cette phase d’intégration.

 

1/ Le préboarding pour renforcer le lien entre le moment du recrutement et l’arrivée le Jour J

 

L’onboarding commence avant même l’arrivée du futur collaborateur le Jour J dans vos effectifs, cette période appelée le préboarding a longtemps été négligée. Selon une étude[2], 78% des recruteurs pensent donner toutes les informations pour préparer l’arrivée d’un collaborateur tandis que seulement 47% des candidats interviewés confirment cette réponse.

 

Le préboarding est le moment où il faut surcommuniquer pour que le futur collaborateur sente qu’il fait déjà partie de l’entreprise et parvienne à se mettre dans le bain rapidement. Pourquoi ne pas l’inviter à des événements et lui envoyer des supports de communication afin qu’il s’imprègne de la culture et des habitudes ? Selon vos règles de confidentialité, vous pouvez d’ores et déjà l’intégrer à la newsletter interne ou bien le tenir informé des actualités importantes de l’entreprise. Il est en tout cas possible d’envoyer en amont les dates des futurs évènements corporate et d’apporter des précisions sur des annonces passées qui ont un impact fort sur le fonctionnement de la société.

 

Le préboarding se gère également en interne : c’est le moment de prévenir la future équipe de l’arrivée imminente d’une « nouvelle tête » afin de créer de l’enthousiasme ! Pensez aussi à vous assurer que les services généraux, IT et communication interne disposent bien des informations nécessaires pour préparer le Jour J (l’accueil le jour J, la journée d’intégration, préparer l’ordinateur, le badge, l’accès au sharepoint, l’annonce interne de l’arrivée…).

 

2/ Le coaching de prise de poste pour se lancer

 

Pour garantir le succès de votre nouvelle recrue, surtout s’il s’agit d’un poste clé dans l’organisation, vous pouvez mettre en place un coaching de prise de poste. Le coach aura pour rôle d’aider à prendre du recul dans ce moment généralement stressant de découverte d’un nouvel environnement. Il pourra accompagner le nouveau collaborateur pour correctement interpréter les comportements des équipes avec qui il doit désormais interagir. Le coach sera enfin un soutien important pour identifier les « quick wins ».

 

Le coaching peut se faire en interne mais il est aussi possible de faire appel à un coach externe. C’est ce qu’on appelle l’Onboarding Coaching : un coach du cabinet de recrutement accompagne le salarié durant sa période d’essai. En combinant son expertise dans le recrutement et une relation avec l’entreprise dans le temps, c’est bien souvent la personne la mieux placée pour l’intégration du nouveau collaborateur. Plus généralement, le recours à un cabinet de conseil qui a une réelle expertise métier et une connaissance fine du secteur est gage de succès. D’autant plus si lors du process, l’entreprise a eu recours dès la phase de recrutement à des outils d’évaluation, tels que des modèles prédictifs en complicité avec le client.

 

Le coach est également en charge de contribuer à l’instauration d’une bonne relation et communication entre manager et le managé. Selon le Figaro Recruteursseuls 35 % des cadres seulement bénéficient d’un entretien à mi-parcours, lors de leur période d’essai. Le fameux « rapport d’étonnement » est pourtant un moment privilégié pour détecter les signaux faibles. Il faut prendre garde à ne pas réduire l’attention (au contraire !) même si la nouvelle recrue est autonome sur son poste. Cela peut prendre des formes diverses (appels, déjeuner, mails, débrief, feedback du nouveau, rdv…) et sera plus ou moins formalisé selon l’ADN de votre entreprise. Pour les profils à enjeu qui représentent des ressources stratégiques, il est primordial de faire des points réguliers au minimum deux fois par mois les 3 premiers mois pour évaluer l’intégration et le ressenti mutuel.

Ces points de passage et rituels sont l’occasion de laisser s’exprimer le nouvel arrivant pour s’assurer que tout va bien où régler les incompréhensions dès le départ avant qu’il ne soit trop tard.

 

3/ La formation pour garantir l’efficacité

 

L’onboarding réussi passe par la formation, aux métiers comme aux outils ! Différente selon les entreprises, elle demeure indispensable. Elle garantit la montée en compétences de ses collaborateurs dans le temps. De plus, la phase d’apprentissage reflète la culture de l’entreprise, elle inculque les méthodes de communication, les valeurs, les modes de fonctionnement et le business model. Elle est primordiale dans le développement du sentiment d’appartenance.

 

La formation sur les outils et les systèmes d’information d’une structure doit être une priorité dans l’agenda d’une nouvelle recrue ! Le salarié doit savoir gérer rapidement les nouveaux outils et les portails de l’entreprise. Il sera ainsi plus vite autonome. Être pédagogique avec tous les nouveaux salariés assure un gain de temps considérable pour la suite.

 

La pédagogie peut être multicanale : apprentissage théorique, gamification, test&learn, social learning, learning by doing, formations en autodidacte, à plusieurs ou avec son mentor… Il est opportun de déterminer à l’avance des durées d’assimilation des différents éléments : délais d’apprentissage, de prise de repères… et des points de contrôle afin d’ajuster si besoin. L’évaluation est incluse dans un suivi de l’intégration. Il s’agit de déceler rapidement les points où le salarié est à l’aise, ainsi que les axes d’amélioration qui ne seraient pas déjà apparus lors du processus de recrutement.

 

4/ Le mentoring pour la sociabilisation sur le long terme

 

Un mentor est un collaborateur volontaire en charge de la sociabilisation du nouvel arrivant. Il a pour rôle de l’accompagner dans cette période de transition durant laquelle le salarié crée des liens internes et évolue vers plus d’autonomie. Il transmet son savoir-faire et son expérience sur les aspects pratiques, ainsi que les habitudes et normes culturelles qui sont souvent non-écrites. Le mentor est choisi pour son expertise et ses qualités relationnelles, et ne peut être le supérieur hiérarchique du « mentoré ». Un programme de mentoring doit à l’avance déterminer sa durée, ses objectifs et le rôle de chacun. Le mentor peut aussi créer du lien et de la cohésion autour du nouvel arrivant, en lui organisant des déjeuners ou des « café Zoom » avec des personnes pertinentes (selon les affinités possibles, selon les projets à venir, selon la dynamique de l’entreprise…).

 

Il existe aujourd’hui une diversité de types de mentoring, comme le « peer mentoring » où deux personnes de niveau d’expérience comparable instruisent l’autre alternativement ou encore le « reverse mentoring » visant l’apprentissage de compétences d’une nouvelle génération à un salarié sénior. À chaque organisation de définir la philosophie qui lui convient le mieux !

 

L’onboarding est donc bien une étape de plus en plus considérée comme essentielle au sein des entreprise. Embarquer un nouveau collaborateur même avant son arrivée, lui préparer son intégration pour garantir son succès se réfléchit et se construit. Il existe aujourd’hui une offre assez large d’outils digitaux qui simplifient et enrichissent l’expérience du nouveau collaborateur :

  • Talmundo : un parcours d’intégration digital et évolutif,
  • 360Learning : une plateforme de formation qui intègre le pouvoir du travail en équipe dans un LMS moderne,
  • Eurecia : un dispositif complet élu service client de l’année 2021,
  • Trello : des fonctionnalités intuitives incluant réunions, évènements, gestion de projets, d’événements et définition d’objectifs,
  • HeyTeam : solution qui permet de créer des parcours d’intégration personnalisés en fonction des postes occupés, de la nature de contrat ou de l’organisation.

Le retour sur l’utilisation de ses outils sur une population de « Digital Natives » est très positif. Ils permettent une intégration de qualité dans des délais réduits.

 

[1] Mercuri Urval.

[2] Guerfel-Henda, Sana, Manal El Abboubi, et Fatima El Kandoussi. « La socialisation organisationnelle des nouvelles recrues », RIMHE : Revue Interdisciplinaire Management, Homme & Entreprise, vol. 4, vol. 1, no. 4, 2012, pp. 57-73.

[3] lasuperagence.com